En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión de la reunión acostumbra a ser la falta su falta de organización y dinamización.

Para evitar estas ineficiencias el primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones…) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar.

En este Workshop se facilitarán los fundamentos y las herramientas para lograr que las reuniones sean efectivas y satisfactorias para todos loso asistentes.

Beneficios:

  • Identificar las razones por las que son necesarias las reuniones
  • Identificar los beneficios que se pueden obtener
  • Definir los objetivos que queremos alcanzar con la reunión
  • Identificar el tipo de reunión más adecuado para cada objetivo
  • Definir la información que ha de reunir una convocatoria
  • Identificar las fases de desarrollo de una reunión

Contenidos:

FASE 0: Fundamentos

Beneficios de las reuniones de trabajo

  • La necesidad y requisitos de las reuniones de trabajo
  • Los objetivos y los tipos de reuniones

Habilidades para conducir reuniones

  • Las fases de desarrollo de la reunión
  • El rol del conductor de una reunión
  • Las técnicas para dinamizar las reuniones
  • La gestión del comportamiento de los participantes

FASE 1ª: Preparación

La preparación de la reunión

  • A quién convoco y cuándo convoco.
  • Dónde la convoco: despacho, lugares neutros, durante la comida…
  • La hora en la que se convoca la reunión (estrategia tras ello).

 FASE 2ª: Desarrollo

Pautas para dirigir con eficacia en las reuniones

  • Dinamizador versus moderador versus árbitro.
  • Preguntar, conducir la reunión y sintetizar las aportaciones…
  • La ronda de turno de todos los asistentes

Pautas para intervenir con eficacia en las reuniones

  • Escucha activa y empática.
  • Expresar tus puntos de vista con franqueza
  • Controlar las emociones negativas e impulsar las positivas.
  • Amable con las personas y exigente con los datos y los hechos.

Rol del Moderador/conductor

  • Hacer preguntas claras, concretas y precisas
  • Dejar hablar a todos: hacer respetar los turnos
  • Centrar el tema y Sintetizar las opiniones del grupo
  • Clarificar con preguntas abiertas: ¿Qué quieres decir con…?
  • Pinchar al grupo para salir de los bloqueos

FASE 3ª: Conclusiones, cierre, acuerdos y agenda de ejecución

Resumen y agradecimiento final

  • Facilita la evaluación positiva de la reunión que el último tema abordado sea ‘de los de consenso fácil y ganar-ganar’.
  • El resumen de lo acordado, ventajas y alguna desventaja.
  • Agradecer la participación de todos por el valor de lo aportado.
  • Destacar lo positivo, lo logrado, lo acordado.
  • Centrar las últimas palabras en los retos ‘apasionantes’ que tenemos entre manos.
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